Phương pháp trả lời điện thoại bằng tiếng Anh

Phương pháp trả lời điện thoại bằng tiếng Anh 

Trong môi trường làm việc, không ít lần bạn gặp tình huống phải trả lời điện thoại bằng tiếng Anh với người nước ngoài. Có nhiều người mặc dù tiếng Anh ổn nhưng lại trở nên lúng túng tronng trường hợp này. Vậy để không ấp úng, lúng túng, thiếu tự tin khi nói chuyện bằng tiếng Anh qua điện thoại, bạn nên tham khảo một vài phương pháp trả lời điện thoại bằng tiếng Anh dưới đây nhé! 

Phương pháp trả lời điện thoại bằng tiếng Anh 

  • Phong thái nói chuyện

Đối phương sẽ rất dễ dàng nhận ra cảm xúc tâm trạng của bạn qua giọng nói. Nếu như bạn đang lo lắng hoặc bồn chồn, giọng nói sẽ tố cáo bạn ngay. Vậy không cần nhìn gương mặt bạn, chỉ cần qua một cuộc gọi, họ sẽ đoán được bạn đang cảm thấy thế nào. 

Khi lo lắng, giọng nói sẽ có xu hướng nhỏ lại và khó nghe. Đây chính là khuyết điểm rất lớn đối với những người ngại giao tiếp hoặc trình độ tiếng Anh giao tiếp còn hạn chế.

Để cải thiện, chỉ một phương pháp duy nhất đó là bạn phải luyện nói thật rõ ràng mỗi ngày. Luyện nói trước gương hoặc tự nói với chính bản thân mình khi ở một mình, đi trên đường. Hãy hít thở thật sâu và nói chuyện rõ ràng, chậm rãi khi nhấc máy. 

 

  • Chuẩn bị sẵn một số mẫu câu giao tiếp điện thoại

Thông thường, khi trả lời các cuộc gọi tại văn phòng, bạn không nhất thiết phải học hết tất cả mẫu câu giao tiếp. Thay vào đó bạn chỉ cần note lại những câu thường xuyên sử dụng và từ ngữ cố định vào một cuốn sổ. Đó là những mẫu câu, từ vựng phụ thuộc vào nhu cầu công việc và vị trí mà bạn đảm nhiệm.
Vì vậy, để ứng phó nhanh hơn khi đột ngột có một cuộc gọi đến, bạn nên note đầy đủ những mẫu câu ấy vào một quyến sổ. Đây là phương pháp trả lời điện thoại bằng tiếng Anh rất hữu hiệu. Mang đến 2 ưu điểm:

  • Bạn có thể suy nghĩ cách dùng từ và câu sao cho rõ ràng nhất.
  • Có thể kiểm tra lại cấu trúc ngữ pháp và cách dùng từ.

Một số mẫu câu giao tiếp trên điện thoại bạn nên bỏ túi:

  • Hello/ Good Morning/ Good afternoon. This is Lan with LDR Services. How can I help you? 
  • Company ABC, this is ….  How may I help you? – Công ty ABC, tôi là… Tôi có thể  giúp gì cho bạn?
  • What does it concern, please? –Anh/chị gọi về vấn đề gì ạ?
  • Would you mind telling me what you’re calling about? -Anh/chị có việc gì không ạ?

Trong trường hợp  bạn bận hoặc trả lời là người khác bận, bạn nên khéo léo nói sao cho người khác không bị mất lòng:

  • Mr. Tom is speaking on another line. -Ngài Tom đang bận điện thoại.
  • Mr. Tom is away on business -Ngài Tom đi công tác rồi ạ.
  • Would you like to leave a message for Mr. Tonny? -Anh/chị có muốn để lại lời nhắn cho ngài Tonny không ạ?.

Khi kết thúc cuộc gọi:

  • Have a good day. –Chúc bạn ngày làm việc vui vẻ.
  • Is there anything else I can help you with?……Okay, thanks for calling.  – Tôi có thể giúp bạn chuyện gì nữa không? … Cám ơn bạn đã gọi.
  • Tập đọc ngày, giờ trong tiếng Anh

Đa phần các cuộc gọi điện đều để đặt lịch. Vậy nên bạn bắt buộc phải biết cách nói thành thạo ngày, giờ trong tiếng Anh. Một trong những phương pháp trả lời điện thoại bằng tiếng Anh giúp bạn chủ động hơn. Ngoài ra giúp bạn tránh những trường hợp nhầm lẫn không đáng có.

  • Ngày:
    Saturday, November 5, 2016 = Saturday, November fifth (5th), twenty sixteen
    March 23, 1988 = March twenty-third (23rd) nineteen eighty-eight
  • Giờ:
    8:15 a.m. = Eight fifteen a.m./Quarter past eight in the morning
    10:45 p.m. = Ten forty-five p.m./A quarter to eleven at night

 

  • Chuẩn bị giấy bút sẵn

Và đừng quên chuẩn bị giấy bút trong bất kì cuộc gọi điện thoại nào. Khi cần viết lại điều gì đó quan trọng, bạn phải có sẵn giấy bút để note lại ngay lập tức. Bạn sẽ không phải lúng túng, mất nhiều thời gian để tìm bút, giấy ghi lại. Điều này vừa giúp bạn không bị phân tâm, đồng thời thể hiện bạn là một nhân viên có thái độ làm việc chuyên nghiệp. 

 

  • Hỏi lại nếu nghe không rõ

Chắc chắn trong cuộc điện thoại sẽ có lúc bạn nghe không rõ đầu dây bên kia nói gì. Có thể do đường truyền không ổn định. Khi muốn đề nghị người kia nhắc lại thông tin một cách lịch sự, bạn có thể sử dụng những mẫu câu:

  • I think we have a bad connection.  Can I call you back? – Tôi nghĩ là đường truyền có vấn đề. Tôi có thể gọi lại được không
  • I’m sorry, we have a bad connection.  Could you speak a little louder, please? – Tôi xin lỗi, đường truyền không được rõ. Bạn có thể nói lớn hơn một chút được không?

Giao tiếp qua điện thoại là yêu cầu tất yêu đối với những người làm việc trong môi trường sử dụng tiếng Anh và kể cả không. Để thể hiện mình là một người chuyên nghiệp trong giao tiếp, hãy note lại những phương pháp trả lời điện thoại bằng tiếng Anh trong bài viết này để có cuộc nói chuyện, trao đổi qua điện thoại hiệu quả nhất nhé! 

Đánh giá bài viết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *